Im Zeitalter der Digitalisierung gewinnen elektronische Signaturen zunehmend an Bedeutung. Sie ermöglichen es uns, Dokumente schnell und sicher digital zu unterzeichnen, ohne auf Papier und Stift angewiesen zu sein. Eine der effizientesten Formen elektronischer Signaturen ist die fortgeschrittene elektronische Signatur (FeS). Grundsätzlich bietet PACTA alle drei Varianten elektronischer Signaturen an. Die meisten Nutzer entscheiden sich jedoch für die fortgeschrittene elektronische Signatur. In diesem Artikel klären wir Sie über die Gründe dafür auf und werfen einen genaueren Blick auf diese Art der Signatur sowie ihre Funktionsweise, Unterschiede zu anderen Arten von Signaturen und deren Rechtswirksamkeit.
Stift und Papier sterben aus
Die herkömmliche Papierpost wird immer seltener genutzt. Laut dem Bitkom Digital Office Index 2020 verwendeten bis in das Jahr 2019 noch 71 Prozent der deutschen Unternehmen häufig oder sehr häufig den Postweg, aber im Jahr 2020 war es nur noch knapp die Hälfte.
Experten prognostizieren, dass der Markt für digitale Signaturen von 2021 bis 2030 jährlich durchschnittlich um 29,2 Prozent wachsen wird. Durch den Einsatz von Vertragsmanagement-Software wird die Verwendung von E-Signaturen so sicher und einfach, dass selbst frühere Skeptiker immer häufiger die Einführung der elektronischen Signatur unterstützen.
Die fortgeschrittene elektronische Signatur - was ist das überhaupt?
Die fortgeschrittene elektronische Signatur ist eine Form der elektronischen Signatur, die in Art. 26 der europäischen eIDAS-Verordnung geregelt ist. Sie gewährleistet in hohem Maße die Sicherheit, Authentizität, Integrität und Vertraulichkeit elektronisch unterzeichneter Dokumente. Eine fortgeschrittene elektronische Signatur muss die folgenden Anforderungen erfüllen:
a) Sie ist eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet;
b) Sie ermöglicht die Identifizierung des Unterzeichners;
c) Sie wird unter Verwendung elektronischer Signaturerstellungsdaten erstellt, die der Unterzeichner mit einem hohen Maß an Vertrauen unter seiner alleinigen Kontrolle verwenden kann;
d) Sie ist so mit den auf diese Weise unterzeichneten Daten verbunden, dass eine nachträgliche Veränderung der Daten erkannt werden kann.
Die drei Arten elektronischer Signaturen und ihre Rechtswirksamkeit
Die eIDAS-VO unterscheidet drei Arten von elektronischen Signaturen: die einfache elektronische Signatur, die fortgeschrittene elektronische Signatur und die qualifizierte elektronische Signatur.
Die einfache elektronische Signatur ist die grundlegendste Form der elektronischen Signatur. Sie kann leicht erstellt werden, z.B. durch Eingabe eines Namens oder Anhängen eines Bildes. Diese Art der Signatur bietet jedoch keine hohe Sicherheit oder Verbindlichkeit und wird oft als unzureichend angesehen, insbesondere für rechtliche oder geschäftliche Zwecke.
Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FeS) bietet im Vergleich zur einfachen Signatur eine höhere Sicherheitsebene. Sie ist mit der Identität des Unterzeichners verknüpft und ermöglicht die Überprüfung der Integrität des Dokuments. Die fortgeschrittene elektronische Signatur erfüllt bereits die meisten rechtlichen Anforderungen. Lediglich für Transaktionen mit besonderen Formvorschriften ist sie möglicherweise nicht ausreichend. Zum Glück sieht das Recht der meisten EU-Mitgliedstaaten für mehr als 80% der B2B-Verträge keine solchen besonderen Formvorschriften vor.
Die qualifizierte elektronische Signatur (QeS) ist die strengste und sicherste Form der elektronischen Signatur. Sie wird von einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter ausgestellt und basiert auf einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur. Die QES erfüllt die höchsten Anforderungen an Authentizität und rechtliche Verbindlichkeit und ist in vielen Ländern der Schriftform gesetzlich gleichgestellt. Der Nachteil der QES ist jedoch das gesetzlich vorgeschriebene Identifikationsverfahren (oftmals Video-Ident-Verfahren oder SmartCard-Verfahren). Diese Verfahren sind teuer und verursachen einen hohen Initialaufwand bei allen zeichnungsberechtigten Personen der Vertragsparteien. Nicht jeder möchte denselben Aufwand wie bei einer Kontoeröffnung betreiben, um den nächsten Liefervertrag mit einem langjährigen Geschäftspartner zu unterzeichnen.
Wie funktioniert die fortgeschrittene elektronische Signatur genau?
Die fortgeschrittene elektronische Signatur basiert auf kryptografischen Techniken. Sie verwendet ein individuelles Schlüsselpaar, bestehend aus einem öffentlichen und einem privaten Schlüssel. Jedem Unterzeichner wird ein individueller privater Schlüssel zugewiesen. Der öffentliche Schlüssel wird verwendet, um die Signatur zu überprüfen.
Bei der Anwendung einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur wird das elektronische Dokument mit Hilfe des privaten Schlüssels signiert. Anschließend wird die Signatur mit dem Dokument in einer PDF Datei gespeichert. Der Empfänger kann die Signatur dann mithilfe des öffentlichen Schlüssels des Unterzeichners überprüfen und die Authentizität und Integrität des Dokuments feststellen.
PACTA übernimmt diesen gesamten Prozess für Sie und speichert relevante Signaturdaten zusätzlich auf einer Blockchain. Sämtliche Vertragsparteien und Signateure haben dadurch eine hohe Gewissheit, dass das Dokument unverändert wiedergegeben wird und die Signatur nicht gefälscht ist. Es ist praktisch unmöglich, die Daten nachträglich zu verändern. Hier finden Sie weitere Informationen zu unserem Signaturprozess.
Vorteile der fortgeschrittenen elektronischen Signaturen
Die fortgeschrittene elektronische Signatur besitzt für die überwiegende Anzahl von Vertragsarten der alltäglichen Geschäftswelt das perfekte Aufwand-Kosten-Nutzen-Verhältnis:
- Effizienz: Der Vertragsschluss mit fortgeschrittenen elektronischen Signaturen ist schnell, einfach und bequem mit wenigen Mausklicks innerhalb von Sekunden vollzogen.
- Kostenersparnis: Elektronische Signaturen ermöglichen es, Dokumente schnell und effizient online zu unterzeichnen, ohne physische Kopien verschicken und persönlich unterschreiben oder auf teure Identifikationsverfahren zurückgreifen zu müssen.
- Rechtliche Bindungswirkung: Die fortgeschrittene elektronische Signatur wird in den meisten europäischen Ländern für sämtliche Vertragsarten ohne besondere Formvorschriften als rechtlich bindend anerkannt.
- Sicherheit und Integrität: Durch die Verwendung kryptografischer Techniken gewährleistet die fortgeschrittene Signatur die Authentizität und Integrität von Dokumenten. Dadurch wird sichergestellt, dass das unterzeichnete Dokument nicht manipuliert wurde.
- Umweltfreundlichkeit: Durch die Vermeidung von Papier und den Einsatz digitaler Signaturen wird der Verbrauch von Ressourcen reduziert und ein Beitrag zur Nachhaltigkeit geleistet.
Die moderne und unkomplizierte Art des Vertragsschlusses
Die fortgeschrittene elektronische Signatur bietet eine sichere und effiziente Methode, um Dokumente online zu unterzeichnen. Mit ihren hohen Sicherheitsstandards und der rechtlichen Bindungswirkung trägt die FeS dazu bei, die Vorteile der Digitalisierung voll auszuschöpfen. Während die Verbreitung fortgeschrittener elektronischer Signaturen weiter zunimmt, ist es wichtig, sich über die rechtlichen Anforderungen in verschiedenen Ländern zu informieren, um sicherzustellen, dass die gewählte Signaturart den entsprechenden Anforderungen entspricht.
Wann nutzen Sie die Vorteile digitaler Signaturen in einem KI-getriebenen Vertragsmanagement?
Wenn auch Sie Ihre Vertragsdaten automatisiert extrahieren und managen möchten, kontaktieren Sie unseren Vertrieb und vereinbaren Sie eine unverbindliche kostenlose Demo.
