Vertragsdaten findet man in jedem Unternehmen, auch in Ihrem. Sie sind die Inhalte oder auch Parameter bzw. Metadaten Ihrer Verträge. Dazu zählen Daten wie die Vertragsart, der Vertragsgegenstand oder die Vertragsparteien.
Ein modernes Vertragsdatenmanagement liest Ihre Dokumente automatisiert aus und stellt die erkannten Daten übersichtlich für sie dar. Eine manuelle Eingabe aller Daten ist dabei nicht mehr notwendig. Mit den PACTA Vertragsdaten minimieren Sie sowohl den Arbeitsaufwand für Reportingaufgaben als auch Ihre Fehlerquoten.
Das Problem mit den Vertragsdaten
Die Suche nach speziellen Vertragsthemen oder Informationen ist aufgrund der Vielzahl verschiedener Klauseln innerhalb eines Vertrages mit sehr viel Aufwand verbunden. Besonders ärgerlich ist dies bei trivialen Aufgaben wie der Zusammenstellung von Vertragsdaten zu bestimmten Vertragsparteien, Auftrags- oder Rechnungsnummern oder -vorgängen.
Personen ohne juristischen Hintergrund finden sich außerdem nur selten in dem vermeintlichen Dickicht aus Fachtermini und verschachtelten Klauseln zurecht. So bindet zum Beispiel die Erstellung von Auditberichten, die auf Vertragsdaten angewiesen sind, viele Ressourcen, Arbeitszeit und Mitarbeiter.
Wenn die richtige Klausel mit der benötigten Information schließlich gefunden ist, müssen diese unter Umständen mit weiteren Klauseln abgeglichen werden, um eine stichhaltige und fehlerfreie Grundlage für die Weiterverarbeitung der Information zu gewährleisten. Ein Jurist benötigt hierfür wiederum Arbeitszeit. Für einen Mitarbeiter einer Fachabteilung wie Vertrieb, Einkauf oder Personalwesen stellt dies oft eine unlösbare Aufgabe dar.
Die Vereinfachung - Vertragsdatenmanagement
Die Lösung dieses Problems besteht vermeintlich seit vielen Jahren. Vertragsdatenmanagement ist immerhin nichts Neues.
Eine solche Software bietet Ihnen eine tabellarische Darstellung über einzelne Inhalte und Parameter Ihrer Verträge und Dokumente. Ihre wichtigsten Informationen können Sie filtern, ordnen, aufbereiten. Sie können zeit- und ortsunabhängig auf die Daten zugreifen sowie Ihre Planungs- und Reportingprozesse strukturiert und effizient durchführen.
Keine Zeit für manuelle Vertragsdatenpflege
Das Problem vieler aktueller Lösungsversuche ist jedoch die manuelle Pflege der Daten. Jemand in Ihrem Unternehmen muss die Vertragstexte lesen, relevante Informationen gedanklich extrahieren und in die Software einpflegen. Der Vorteil solcher Software kommt erst nach diesem hohen Initialaufwand zum tragen, wenn sie die eingepflegten Daten thematisch gliedert und übersichtlich darstellt.
Dabei bleibt außerdem die Frage der Verantwortlichkeiten. Wer ist für die manuelle Datenpflege überhaupt zuständig - der Fachbereich, die Rechtsabteilung oder die Geschäftsführung? Die entsprechenden Mitarbeiter benötigen auch immer einen direkten und aktuellen Zugriff auf alle Verträge.
Die manuelle Vertragsdatenpflege reduziert letztlich keineswegs menschliche Fehlerquellen. Im Gegenteil, sie verbreitet den Tippfehler oder Zahlendreher unter Umständen in Sekunden über das ganze Unternehmen hinweg oder noch schlimmer in nachgelagerte Prozessschritte und Anschluss-Software.
Die tatsächliche Lösung - Automatisierte Vertragsdatenextraktion
Manuelle Eingaben waren gestern. Mit den PACTA Vertragsdaten lassen Sie ein neuronales Netz (künstliche Intelligenz) für Sie arbeiten. Dieses findet automatisiert relevante Vertragsdaten in Ihren Dokumenten und extrahiert sie in unsere Vertragsdatenübersicht. Hier können Sie anschließend auf alle Vorzüge einer datengetriebenen Überwachung und Suche Ihrer Vertragsinformationen zugreifen. Ihre Mitarbeiter müssen die Vertragstexte Ihrer Dokumente nur noch durchsuchen, wenn sie es wirklich wollen.
PACTA bietet diese Vorteile nicht nur für digitale Dokumente. Mithilfe unserer automatischen Texterkennung (OCR-Software) verwandeln Sie auch all Ihre Papierdokumente in maschinenlesbare PDF-Dokumente, die unsere KI anschließend automatisiert auslesen kann.
Der Wegfall der manuellen Datenpflege reduziert nicht nur den Arbeitsaufwand für die Erstellung von Auditberichten um durchschnittlich 31% sondern auch alle Fehlerquellen in diesem Zusammenhang. Ihre Mitarbeiter können sich intensiver mit anderen Tätigkeiten wie zum Beispiel organisatorischen oder buchhalterischen Aufgaben befassen. Mithilfe der PACTA Vertragsdaten können Sie Ihre Vertragsinhalte an Drittsysteme wie zum Beispiel Controlling-Systeme zur Weiterverarbeitung übermitteln.
Für Interessierte - die Technik hinter den Kulissen
Sie fragen sich nun, wie wir Ihre Vertragsdaten aus Ihren Dokumenten extrahieren?
Im ersten Schritt verwandelt unsere Software jedes Wort Ihrer Vertragstexte in einen numerischen Code. Wir haben unser neuronales Netz dazu trainiert, anhand der numerischen Repräsentationen Zusammenhänge wie beispielsweise ein Datum oder Vertragsparteien zu erkennen und im zweiten Schritt vom Rest des Textes zu trennen.
Wann nutzen Sie die Vorteile eines intelligenten Vertragsdatenmanagements?
Wenn auch Sie Ihre Vertragsdaten automatisiert extrahieren und managen möchten, kontaktieren Sie unseren Vertrieb und vereinbaren Sie eine unverbindliche kostenlose Demo.
