Vertragsmanagement
im Einkauf

Skalieren Sie den Einkauf Ihrer Dienstleistungen und Produkte noch schneller, effizienter und nachhaltiger.

MEHRWERTE

Zeit ist Geld. Gerade im Einkauf ist dieser Grundsatz maßgebend. Weder Ihr Procurement Team noch Ihre Lieferanten können und wollen sich Tage oder Wochen mit juristischer Bürokratie befassen. Genau hier setzen wir an.

1

Ein zentrales Kernsystem für juristische Prozesse

Ein Vertrag bedingt mindestens zwei Personen. Im Normalfall haben jedoch viele Personen mindestens einen Berührungspunkt zum Lebenszyklus juristischer Dokumente. Die Beteiligten kommunizieren meist unabhängig voneinander per E-Mail oder gar durch Schriftverkehr. Einzelne Vorgänge müssen so vielfach weitergeleitet, in Zusammenhang gesetzt, besprochen und freigegeben werden. PACTA führt die Geschäftsführung, Rechtsabteilung sowie die Einkaufsabteilung auf einer Plattform zusammen und bildet für jeden internen und externen Stakeholder die richtigen Workflows ab. 

Lassen Sie mit PACTA alle rechtlichen Prozesse auf einer einzigen Plattform von der Geschäftsführung und der Rechtsabteilung steuern und von der Einkaufsabteilung realisieren. 

So schaffen Sie eine einheitliche Lösung für alle Beteiligten und optimieren den gesamten Lebenszyklus Ihrer Lieferantenbeziehungen vom Angebot bis zur Kündigung.

2

Automatisierung wiederkehrender Prozesse

Vertriebliche Vertragsprozesse beinhalten zahlreiche manuelle Vorgänge. 

Mit PACTA können Sie die Digitalisierung von Papierdokumenten, die Dokumentenerstellung, Freigaben und Genehmigungen, die Extraktion von Vertragsdaten und das Fristenmanagement automatisieren. 

Sparen Sie so über den gesamten Lebenszyklus Ihrer Lieferantenbeziehungen hinweg durchschnittlich 41 % der aufgewendeten Arbeitszeit.

3

Optimierung Ihrer Vertragsverhandlungen

Lieferantenverträge werden aktuell durchschnittlich innerhalb von 60 Tagen geschlossen. Der Zeitaufwand für die Abstimmung einzelner Vertragsparameter mit dem Vertragspartner liegt jedoch oft bei nur wenigen Stunden. Die wahren Zeitfresser sind administrative Tätigkeiten sowie eine ineffiziente Vertragsverhandlung. Die Vertragsverhandlung besteht meist aus endlosen E-Mail-Ketten, der Bearbeitung von Word-Dokumenten im Markup-Modus und hunderten Kommentierungen. 

Mit PACTA verhandeln und bearbeiten Sie Verträge gemeinsam mit allen Parteien in Echtzeit. So halbieren Sie sowohl die Anzahl Ihrer Verhandlungsschritte als auch Ihre absolute Verhandlungszeit.

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Rechtliche Sicherheit bei höchster Agilität

Um den Einkaufsprozess zu verkürzen, individualisieren Einkäufer*innen oftmals selbst und ohne Rechtsbeistand Lieferantenverträge. Dabei entstehen nicht selten rechtliche Fehler oder missverständliche Klauseln. 

Mit PACTA steuert Ihre Rechtsabteilung den gesamten rechtlichen Vertriebsprozess, ohne dabei mit simplen wiederkehrenden Aufgaben überfrachtet zu werden. Dadurch schaffen Sie mehr rechtliche Sicherheit und eliminieren durchschnittlich 75 % der Fehlerquellen Ihrer Dokumente. 

Geschäftsführung und Rechtsabteilung können im Vorfeld einen rechtlichen Rahmen bestimmen, in dem sich Ihre Einkaufsabteilung ohne Abstimmung bewegen darf. Sollten einzelne Vertragsklauseln über diesen Rahmen hinausgehen, startet ein automatisierter Freigabe- und Genehmigungsprozess. 

Sie und Ihr*e Jurist*Innen behalten jederzeit die Kontrolle über Ihre Dokumente und sorgen gleichzeitig für höchste Agilität in Ihren Lieferantenbeziehungen.

5

Alle Daten und Fristen auf einen Blick

Das Durchsuchen von Lieferantenverträgen nach relevanten Vertragsparametern und das Filtern Ihrer Dokumente nach speziellen Lieferanten oder Produktsegmenten ist zeitraubend. Noch unangenehmer wird es jedoch, wenn sie mangels fehlender Übersichtlichkeit die Kündigungsfrist einer Ihrer Bezugsverträge oder Rahmenlieferverträge verpassen. 

PACTA extrahiert all ihre Vertragsdaten und vertraglichen Fristen für Sie und stellt sie Ihnen in einer durchsuchbaren und nach Ihren Wünschen individuell anpassbaren Tabelle übersichtlich dar. So erstellen Sie Auditberichte durchschnittlich 31% schneller als zuvor und verpassen nie wieder eine Liefer- oder Kündigunsgfrist.

6

Digitalisierung Ihrer Papierverträge

Wir verstehen, dass noch nicht alle Unternehmen mit digitalen Dokumenten arbeiten. Der Schritt zur Digitalisierung ist nicht immer einfach und erfordert oft ein gutes Change-Management. 

PACTA kommt mit einer automatisierten Texterkennung (OCR-Software), die einfache Scans automatisiert in lesbare PDF-Dokumente verwandelt. So erreicht Sie die Digitalisierung früher und einfacher als Sie es erwarten konnten.

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Nachhaltigkeit und Kosteneinsparung

Der Vertragsschluss durch händische Unterschrift, Versand und Rückversand von Papierdokumenten ist nicht nur zeit- sondern auch ressourcenaufwändig. 

Mit der PACTA Signatur signieren Sie Ihre Dokumente innerhalb von Sekunden, statt durchschnittlich zwei Wochen auf einen Vertragsrücklauf zu warten. 

Schonen Sie so die Umwelt und sparen Kosten. Ein mittelständisches Unternehmen würde so zum Beispiel durchschnittlich knapp 300.000 Seiten Papier, 4,3 Tonnen Holz und 1,5 Tonnen CO2 pro Jahr einsparen.

IHR PROZESS

Optimieren Sie Ihre juristischen Prozesse über den gesamten Lebenszyklus Ihrer Lieferantenbeziehungen hinweg. Vom ersten Angebot über die Verhandlung, die Freigabe durch die Geschäftsführung oder Rechtsabteilung, die digitale Signatur und die Überwachung Ihrer Lieferantenverträge bis hin zum Laufzeit- und Kündigungsmanagement. Bewältigen Sie mehr Vertragsvolumen in weniger Arbeitszeit.

1

Dokumentenspeicherung und interne
Kollaboration

2

Entwurf von Neben-
vereinbarungen

3

Freigabe des
Dokumentenentwurfs

4

Digitale Signatur des Lieferantenvertrages

5

Überwachung und Reporting

6

Kündigung,
Verlängerung oder
Anpassung

Erfahren Sie in unserem eBook alle Details über die Pacta Lösung für Ihre Procurement-Abteilung und erhalten Sie im ersten Vertragsjahr monatlich die ersten 5 PACTA Signaturen geschenkt:

FAQ

Was genau ist mit Dokumentenautomatisierung gemeint?

Michael Czapla

Senior Sales Professional

Mit PACTA können Sie nicht nur die Erstellung von Verträgen automatisieren.  Vielmehr können Sie mit PACTA ganzheitlich all Ihre Legal Operations automatisieren. Vom Upload über den Entwurf, die Freigabe, die Signatur bis hin zur Datenextraktion und dem Fristenmanagement - mit PACTA automatisieren Sie den gesamten Lebenszyklus juristischer Dokumente.

Wie funktioniert die Dokumentenanalyse?

Arthur Gogohia

Data Scientist

Für unsere automatisierte Auslese von relevanten Informationen aus Dokumenten setzen wir auf State-of-the-Art Deep Learning Architekturen. Im ersten Schritt erkennt ein eigens trainiertes neuronales Netz wichtige Parts innerhalb eines Dokuments. Im zweiten Schritt verarbeiten unsere Algorithmen diese Informationen zu aufschlussreichen Erkenntnissen. Im dritten Schritt werden die Daten sortiert und übersichtlich auf der Plattform dargestellt.

Wie funktioniert die automatische Texterkennung bei Dokumenten?

Jeffry Cacho

Data Scientist

Die automatisierte Extraktion von Texten aus Scans erreichen wir in zwei Schritten. Im ersten Schritt nutzen wir Algorithmen zur Bildbearbeitung, um die Qualität der Scans zu optimieren. Unser angepasstes Deep Learning Modell erkennt anschließend pixelgenau den vorhandenen Text im Bild und wandelt es in digitalen Text um. Dadurch werden Scans durchsuchbar gemacht und der Text muss nicht mehr händisch abgetippt werden.

Aktuelle Kunden

Unsere Kunden und Partner vertrauen auf PACTA und unsere Expertise.

"Wir können über PACTA sowohl die Erstellung von Anleihebedingungen als auch von Vermögensanlage- und Wertpapierinformationsblättern mit einem hohen Individualisierungsgrad automatisieren. So gewinnen wir mehr Zeit für die jeweils einzelfallbezogene Strukturierung von Anlage- und Sicherungskonzepten sowie die individuelle Beratung unserer Mandanten in Finanzierungsfragen."

Dr. Matthias Möller, Partner bei SCHIEDERMAIR Rechtsanwälte in Frankfurt am Main

"Wir betreiben eine der größten Online-Kanzleien Deutschlands. PACTA ist dabei unsere technische Basis, mit deren Hilfe wir unsere Online-Vertragsformulare skalierbar erstellen und aktualisieren können. PACTA bietet uns einen signifikanten Geschwindigkeits- und Effizienz-Vorteil gegenüber der Konkurrenz. So ist es uns möglich, all unsere Beratungsleistungen jederzeit auf Abruf sowie in höchster Qualität und zu fairen Preisen anzubieten. Außerdem gewinnen wir mehr Zeit für die Mandantenbetreuung."

Dr. Georg Schröder, LL.M., Geschäftsführer, legal data Schröder Rechtsanwaltsgesellschaft mbH

"Durch den Einsatz von PACTA konnten wir unseren Digitalisierungsprozess auf unkomplizierte und schnelle Weise beschleunigen. PACTA bietet uns die Möglichkeit, noch effizienter und ortsunabhängig zu beraten."

Thomas Knüppel, Partner bei Klopsch & Partner Rechtsanwälte mbB

"Ohne PACTA ist es kaum denkbar, dass eine Beratung durch einen Rechtsanwalt in einer entfernten Stadt so ablaufen kann. Als Unternehmen, das selbst Digitalisierungsprojekte anbietet, sind wir vom Potential von PACTA schwer begeistert."

Jörg Godau, Geschäftsführer, VRR Consulting

Mit PACTA skalieren Sie Ihr Business noch schneller und nachhaltiger. Erfahren Sie wie und erhalten Sie im ersten Vertragsjahr monatlich die ersten 5 PACTA Signaturen geschenkt: